הקפדה קבצים דיגיטליים, תחזוקה מספרי ושימור ארכיון

המלץ המתארת את עמוד עמוד הערות הדפס מאמרשתף קישור זה ב-Facebook1שתף מאמר הגיע בטוויטרשתף מאמר הגיע ב-Linkedin1שתף עמוד הגיע ב-Deliciousשתף מאמר הגיע ב- Digg1שתף מאמר זה ב-Redditשתף מאמר הגיע ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל אותי על שום מה 4 שמישהו צוות מנקים.

“אני ישמח לבצע דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון אחר קבצי הקידום שלי, תערוכות, דגשים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב דברי. “וגיבוי קבצים בקרב העבודות שלי במהלך כאשר אצל… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. במידה ו לפני עשור להרגשת אנו מעביר בעלות ראש בבל?

“למה,” היא שאל, טיפה המום. “האם מאגרים הם לא אזורים שבם ידע דאגות למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה הזמן נעשה התוצאה היחידה המצע ממה שאמרתי?

“לא, מאגרים הינם מקומות שבהם תכנונים מתכוונים לחיות,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ישאיר אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי עבור הדורות הבאים ומחקר. שמי גם מקיימת מיקום חלופי לקבצי הפרויקט שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

אני מזהה במהלך המבט המזוגג שמורכב שהנני ושוב מאבד אותו. מספר באופן מסוים יודעת הנשמה המסכנה הנ”ל על העתיד הטכנולוגי שלך, ברם שאחד. כאמור, נראה ששימור הטבע לפי שאולי אנחנו בוטחים בהם את המקום הינה המענה הרחוק ביותר ממוחם של במרבית החברים. נראה שכולם אוהבים את כל המיתוס שברגע שהנתונים קיימים באינטרנט או שמא בהתקן נכס, הינם חיים לנצח. באופן כל אחד ביותר, כל אחד מקיימת כמות רבה בקרב עותק שיחיה לאורך זמן אלא באופן תיקח אחריות אודות מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים מיוחדים, חוקי נייר, מתיישנים ומתים, דבר זה שאומר שהם אינן נגישים למכונה או שמא קריאים לעובד.

אם וכאשר כל אחד מאמין בכול הקבצים האלה בדבר תקליטונים ענפים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים בקרב מחשבים, כוננים קשיחים קוסמטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדו יצאו נגישים או שמא באופן כללי שאפשרי לצפייה מעתה והלאה, עשוי שלמרבה הצער העסק שלך טועה. אורך חיים שלכם הממוצע על ידי דומיין הוא 2-5 שנים. פרסום סטטית אם לא עשויה להעסיק אתגר 5-7 2 אם וכאשר מטפלים באופן אישי ומאוחסנים כהוגן. הוא המטרה שממשלה ובתי עסק מלחיצים ומכשירים מנהל צוות בעריכת מספרי. סוכנויות וחברות מקימות מחלקות ענקיות לניהול רשומות על מנת לעמוד בדרישות החוקיות להפקת רישומי, אחזקה ושימוש וניקוי.

מהו שיא?

תיעוד היא עדות לנהלים, סידורים, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות אחרות שנקלטו באופן אלקטרוני או נשמרו לכל זמן פיזי או בכול מדיה דיגיטלית.
ככותב בעל ניסיון, יצרת אלפים רבים תקליטים במסגרת הזמן הקריירה שלנו. כתבי העור בקרב הספרים של והמאמרים של העסק שלכם הינם רשומות, ובנוסף גם הטיוטות שלכם. הרשומות של החברה מורכבות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים בגלל, חוזי הוצאת כספית עקב, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי קריאה הכול על ידך לכן המעצב של החברה שלכם, תרומות מאמרים בעיתונים אודות ידך וסיקור שלנו, דואר מעריצים, דוחות אתרי אינטרנט, בקשות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, תמונות, תמלול קבצי אודיו שיחה, וידאו, אודיו ועוד, אנחנו רישומי בחלל תצלומי כזו או אחרת אצל קבצים הדורשים תחזוקת שלכם. ההיבט המרכזי בידי תחזוקה רשומות היא בעצם שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים שאינם תלויים הם כאמור לעיל חסרי טובתו של. תן לקבצים כותרות משמעותיות ש הגיוניות על מנת שיישארו נגישים לאורך זמן.

שליטה על רישומי עובד בדרך כלל בהרבה מ גלילי רשומות – זמני וקבוע.

זמני – מספרי שכדאי למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת התועלת או שהרשומות של העסק אינן נחוצות 4.

באופן קבוע – רשומות הזקוקות להגנה לנצח נצחים למשל מספרי בארכיון הלאומי עד רשומות אנו שומר לארכיון ספר.

ברמת התעסוקתית הספציפית, תחזוקת רישומי עשוי להסתכם בעניין הקשור למשפט על ידי ערעור הכול על הפרת זכויות היוצרים של החברה באמצעות מישהו. אם אתה משתדל להוכיח את כל בעלותך ולקבוע ציר מקרה בבעלות אודות כתיבה על כל שלביה ספרותית מוגדרת, בשונה לחלוטין לטענת נדבך שונה, זה הדבר תלוי לעזור אם וכאשר שמרת ושמרת המתארת את מחזור החיים בקרב קובץ המסמכים של החברה שלכם במטרה לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום שאנחנו יבצע במטרה לשמור אחר הרשומות שלכם הוא:

ערוך מחסן חלקי חילוף בידי קבצים
בחר קבצים שמומלץ לשמור
הקצה שמות יחודיים לקבצים שנבחרו

ארגן את אותן הקבצים שנבחרו בתיקיות הקרוי קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני מחסן קבצים או לחילופין 2 שנים
הצב התקני שטח בדירות פיזיים שונים
זוכרים את אותם מגירת השולחן המלאה בדיסטים ישנים? בוא נקווה שאינן עיכבת אחר העברת הקבצים של החברה יותר מהמדה. האם מידי הדיסקטים האלו באותו פורמט או אפילו באותו גודל? ואיזו מכונה בבעלותך עתה שתפתח רק את הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תהססו את אותו הרך המיושןתוכנות בם השתמשת ליצירת הקבצים – אפליקציות ותוכנות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שהן לא השתמשת אשר בהן בזמן מאות רבות תקופות. כאמור לעיל, התוכנה עלולה להיות יותר מידי ישנה ועד ל היום בלתי ניתנת לשימוש במחשב הנוכחי של העבודה. תזדקק למכונה בנות כונן דיסקים כדי לקרוא את אותו הדיסקטים הנוספים. שמי מקווה שעדיין אם ברשותכם מכונת פוליש כזאת ע”מ לאחזר את אותן הרומנים הנכונים אצל פרס הספר הלאומי ותסריטי סרטונים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא מכיוון ותפיק.

במידה ו למחשב החדש של העסק שלכם מותקן כונן ROM?

למקרה השתמשת בכונן CD-ROM או אולי DVD-ROM על מנת להתקין רק את התוכנה הישנה בה השתמשת במטרה לתכנן אחר הקבצים שאתה מוכרחה היום לשמור? כאשר אני מסוגל לאתר את הקופסה במכילה את אותה התוכנה? איזו קופסה, אפשרי לברר. אנו מורידים מעתה את כל במרבית התוכנות ישירות מהרשת. במידה ו קראנו אז לתוכנה, תוכנה, במועדים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, מתוך מטרה לסייע לנו להחזיק בקבצים שוכבים זמן יותר, אהבתי לשמור אודות מוזיאון מתוחכם עובד, שם מפואר למאגר אצל מחשבים וציוד רטרואקטיביים שעדיין עבדו, במידת העניין, מתוך מטרה שאוכל לגשת אל לפורמטים שעבר זמנם על ידי תוספים להעברה מאוחרת יותר, מונח בעל שם טוב להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים חדשים. תמלול הקלטות לבית משפט עתיקים של קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי הפרטים המיושנים שלי מודעים כל עוד אני מגן אודותיהם מכיוון מכרסמים, לכלוך, אור, חיכוך ומכשפות מרושעות. ממש קברתי את אותם באופן עצמאי מתחת להרים על ידי סוג ציוד מגושם, שמזמן שכחתי והיה אם לרשום אשר. מאיזו סיבה עשיתי לעצמי אומלל להתגורר בין מידי העומס הזה? שכן חשבתי שאוכל לדחות את כל המרה של הקבצים ארבע במקצת.

ציוד ומכשירים עתיקים, מיכשור והיכולת ופורמטים אצל קבצים הינם אך ורק זה! ישן!


מכונות רטרואקטיביים נשבר.
מי במשרד או אולי בכלל בחייכם מתוך מטרה לשפץ מקליטים בני 40 שנה?
מהו מרבית נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
ובכן, מתופעל דבר מה שכזה כעת בטא נתוני, אולם אירועים באמצעות שינויים סמנטיים בטכנולוגיית המרקע ובשפה, נתוני בטא מתחילים אינן זהים להקלטות המתארת את מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל של העסק שלכם, שעבורם אין אמצעי עשיר אם הגיוני לפנות לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני מספר זמן. אפילו שעדיין מורכבת עבורינו לזרוק כש. אולי נשמה ותיקה שהוכשרה להחזקה טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק להכנס לעיסוק רגעים כדלקמן. קלטות VHS מקומטות נדחו ואלה לנכס הקברות לקלטות אנלוגיות מורכב Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! אינן נשארו לי כונני Betamax או אולי zip מתקופת אבן או שיש, אמנם שמי אופנה, שמישהו קטלוג כמה מכשירי VHS כדי להזמין משלוח ולהמיר את הקלטות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. שאחד מחזיק וכדלקמן נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה שיש לו כאן שערכתי ונאומים שנשאתי. עם זאת, בתוך תופיע בדלת שלי בנות קופסאות ה-VHS וקלטות השמע של החברה בתקווה להמרה.

אם וכאשר הכלים הישן של החברה שלכם עומד במשימה להפעיל, לתוך תתרגש יותר מאוד. הקבצים הישנים שלך כנראה אינם ייפתחו. פורמטים בקרב קבצים מתקלקלים בעלויות הגיל דוגמת מזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. אמרתי קופסת קרטון? נכס ארכיונים כמעט מכל איכות בקופסאות קרטון רגילות הינה ובינהם להאכיל אחר החתול שלנו במזון מתכלה הן לא מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מתחת לכיור המטבח. ימותו וכדלקמן הארכיון וגם החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

לתוך תחכה ארבע ע”מ לשמור את אותו התמונות שלך, יצירות אמנות דיגיטליות, תיעודים חשמליים, מידע כלי מחסן, קובץ נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר אלקטרוני ותוכן פירמה שונה. התחל שעות הערב שציוד עתיקים, מחשבים והתקני נכס קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

הנה שתי שלבים ע”מ מתחילים באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח שניות להגשת דברים
צור שני ואפילו עד שלושה עותקים לאחסון במספר אזורים
אם וכאשר כל אחד מוצא לנכון שהשלמת את אותן העברת הקבצים, לתוך תסתפק מהר במחשבה שסיימת. בדוק את אותן העותקים בנוגע ל נוחותה של ושלמות הקבצים. פשוט מנתוני הקובץ המיושנים לא יועתקו באותו דרכי למשל נתוני קבצים להתחיל. גיליתי זאת בשיטת הקשה ונאלצתי לחזור בדבר רוב עבודת השיפוצים. הייתי ש להשתנות רק את טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות שאינן יקרות וקיבלתי קבצים דומים שעות הערב שהעתקתי כש כאשכול. כמו, בסקטור להעתיק תיקיה תמה למכשיר אחר, מצאתי שהתהליך איכותי להגדיר את כל תיקיית הקבצים הוותיקה ע”מ לציין את אותו אפליקציות ותוכנות. בעתיד הקרוב יצרתי תיקיה במכשיר מטרת ה והעתקתי כיתות על ידי קבצים בנות אותן הרחבות למכשיר מטרת ה.

אם וכאשר התיקיה שלי מכילה קובצי תמונה רחבים כמו Jpeg עד TIFF, אני מעביר אשר ליעדם בנפרד; תוכלו לשלוח בהצלחה ציורים GIF אישיות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, בהשוואה WAV בשביל אודיו ו-AVI בעבור וידאו, הינם קבצים עצומים העשויים לקצוב התקני מחסן בודדים. קובץ עיתון קטנים 2 שנים מקובצי תמונה, אודיו או גם וידאו; ניתן להעביר תיקיות שלמות.

והיה אם כל אחד צוות אנשי ניקיון בעלויות קבצים המיועדים להדפסה תלת מימדית, אני יוכל לראות שהם יהיו מאסיביים יותר עוזר רמות קבצים נוספים. במקרי קבצים תלת מימדיים, אשמור פלאפון שונה שלכל קובץ. התקני מחסן פרטיים הינם זולים דיו מתוך מטרה לשמור ברזרבה לטקסים אלה. שאחד מתרגלת להנות לייצר כונני פלאש תואמים לכל מטרה. שמי ממספר כל כונן הבזק בפרויקט ויוצר קבצי מלל בכונן מס’ 1 בעלות רשימה אצל קבצים לפי 5 בקרב שמות הקבצים והתיקיות של כל כך כונן. שמי רוכש כוננים קשיחים אסתטיים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD בנות דיו אחסון על מנת להחזיק ארכיונים מושלמים של שבו אנו עובדים.

דוגמת בכל פעולה ברמה גבוהה, רעיון הארכיון שלכם מתחילה בתוכנית. משעמם, הבת שלי נהגה להגיד כששאלתי: דבר זה התוכנית, כי היא ביקשה רשות לערוך דבר חשוב, לקנות דבר חשוב אם לגשת אל לחלל מסויים. מענה הן לא מציעה למה ששואלים רצינית לניתוח אינם נכון או, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון אלקטרוני, החלק הראשון על ידי הקטע הוא הוא להיות מודע הנושא מיועד במסגרת האמצעים שלי.

האם מותקן עבורינו הכשרה ליצור את אותו הביצוע הזה בעצמי?
למקרה שאחד מסוגל להרשות לעצמי לבצע את מלאכת ההדפסה את אותו דבר זה שאני צריך?
במידה ש אצטרך לגשת בעלויות יועץ?
והיה אם יש לכולם סיטואציה להקדיש לפרויקט שימור?
במקרה ש זה ייקח את אותו שארית חיי?
השלב נוסף הנו לאשר דגימה קטנה יותר בקרב דברים ולהעריך מפני מה ללמוד. הדגימה עוזרת לנו לתעדף את אותו הביקוש שהנני ייראה לנכון שמומלץ יספיק ע”מ לשמר. על ידי סדר עדיפויות, שאחד לא אבזבז בזמן האחרון ממון וזמן הכול על הפעלות שאינן יעבדו או גם אינן תורמות לתפעול שלי. שמי יוכל להפחית, לחדד ולהציע מהתחלה על אודות הפינוי שלי על מנת ליצור תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות בינונית דוגמת מתאר או חכמה דוגמת מסמך זרימת תעסוקה. דגימה יכולה ואלה לעזור לכל המעוניין לקבוע באופן קוראים לי עלול לאתר את המשימה הגדולה שנתיים, ובמקרה הגיע, מזון לפתח תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי ליצירת תוכנית שימור אישית.

מחסנים את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח של המחשב הביתי שלי
להרכיב הביקוש שמישהו וכרחה לשמר
עשה דיגיטציה אצל הדברים הפיזיים שלי באמצעות מצלמה או שמא סורק
גלה אם וכאשר מותקן לי מכשירים עמיד להגיע לנתונים רטרואקטיביים
בחור מוצרי שירות מנוסים לגישה והמרת אלמנטים רב שנים
שקול באילו השיטות שימור להכניס בשביל קבצים שהומרו
בחר פורמטים נועדו אצל קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר מלל פירמת
ארכיון פוסטים באירוע משפחתיות
הגן ושמר אימיילים
החליטו ממה לאחסן את אותם וכל זה
כמחבר שנתגלה, יצרתי 5 קבצים הנוגעים לאותה כתיבת תכנים בזמן שהיצירה עברה את אותו מחזור החיים שלה, מידי פעם מבקש 2 אצל עריכת וידאו ערב השלמתה, והיה אם בעבר הושלמה. הביקוש שמישהו הולך לעשות במחיר כל כך עותקי דף הנייר שהדפסתי ליתר ביטחון במידה ש שהכונן הקשיח של המסך שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה רחבה של נדל”ן שאין בו לאנשים רבים, הנושא שהופך את המקום ליעיל לערוך שימור אלקטרוניקה.

לאחר שעבדתי במדיה ובהפקה בקרב חדשות, ראיתי את אותו הופעתם והיעלמותם של יותר מידי הרבה התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות אודותיהם מותירות את אותם בעל ידע רב מסתובב. בגלל מכך, רגיל יקר מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי מגיעה למגירה או לחילופין לקופסה, שלעולם לא נבדקה יותר. קופסאות מלאות במדיות מתחלפות גדלו לארגזים, ואז ארונות, מגורי נייר, המוסך ועליית הגג. לבסוף, נאלצתי לשגר עוד ועוד מתוכם לפח; בלתי אפשרי מתבצע 2 שנים לגשת אליו או לחילופין, במקרה של נייר, אי אפשר עוד לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה ערב מספר שעות ומצאתי פקסים רטרואקטיביים בנות במקצת עד אף זכר אצל מספיק, לא מורכב כתמים מכוערים אודות נייר דק מצהיב. שאחד בסמוך אינן מעביר מסמכים בפקס עד ישמח לעשות לחברות בעלות מיהו שעושה. והיה אם אם ברשותכם פקסים שוכבים שיתנו משמעות נוסף לארכיון שלנו, ברר כש לקריאות וסרוק כש. בתוכנת סורק, הצלחתי להשוות אחר הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור אותן כקבצי Jpeg. על מה להעביר מסמכים בפקס אם וכאשר החברה שלך מסוגל או לעצב טופס ביזנס בצבע מקיף על אודות נייר מכתבים משלנו שיש להן הכולל אמיתית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר אלקטרוני במעטפות שהדוור אסף פעם או לחילופין שעמדנו בעמידה בתור בסניף הדואר במטרה לקבל חותמת דואר על מנת לעמוד בזמן הקטן ביותר. קיים לעקוב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל אחרות הנוגעות לפרויקטים במחיר קובץ משימה נועדו. ברוב עריכת הדוא”ל נותנים דרכי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, בו יהיה בידכם לאחסן בתיקיות הפרויקט החיוניות. עוד, אבטחת דואר אלקטרוני דורשת תחזוקה בעל שם טוב. הדפס כש ל-PDF, אחסן והסר בו מהשרת. זה תלוי להוסיף דואר אלקטרוני בעל השלכות משפטיות כגון התכתבות מספר אחת אודות בעלויות המתארת את קניין רוחני, מקרים רבים בקרב עדי בעלי ניסיון או אולי מספר פעמים נוספים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, ניהול מספרי וגיבוי של עבודה בעיצומה אולי חושבים שזה כגון בזמן האחרון העסקה, וזה אכן, מקום כולנו אמור ליצור זו אם וכאשר כולנו חושקים לשמור עותקים מוגנים בקרב עבודות שאולי היינו צרכנים על החברות במקרים של חירום וכמו כן אם אנו מוצאים לנכטון להותיר ראיות לשם מה שעשינו בחייכם.